Как в экселе задать условие если то. Создание условных формул

Логический оператор ЕСЛИ в Excel применяется для записи определенных условий. Сопоставляются числа и/или текст, функции, формулы и т.д. Когда значения отвечают заданным параметрам, то появляется одна запись. Не отвечают – другая.

Логические функции – это очень простой и эффективный инструмент, который часто применяется в практике. Рассмотрим подробно на примерах.

Синтаксис функции ЕСЛИ с одним условием

Синтаксис оператора в Excel – строение функции, необходимые для ее работы данные.

ЕСЛИ (логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Разберем синтаксис функции:

Логическое_выражение – ЧТО оператор проверяет (текстовые либо числовые данные ячейки).

Значение_если_истина – ЧТО появится в ячейке, когда текст или число отвечают заданному условию (правдивы).

Значение,если_ложь – ЧТО появится в графе, когда текст или число НЕ отвечают заданному условию (лживы).

Пример:

Оператор проверяет ячейку А1 и сравнивает ее с 20. Это «логическое_выражение». Когда содержимое графы больше 20, появляется истинная надпись «больше 20». Нет – «меньше или равно 20».

Внимание! Слова в формуле необходимо брать в кавычки. Чтобы Excel понял, что нужно выводить текстовые значения.

Еще один пример. Чтобы получить допуск к экзамену, студенты группы должны успешно сдать зачет. Результаты занесем в таблицу с графами: список студентов, зачет, экзамен.

Обратите внимание: оператор ЕСЛИ должен проверить не цифровой тип данных, а текстовый. Поэтому мы прописали в формуле В2= «зач.». В кавычки берем, чтобы программа правильно распознала текст.

Функция ЕСЛИ в Excel с несколькими условиями

Часто на практике одного условия для логической функции мало. Когда нужно учесть несколько вариантов принятия решений, выкладываем операторы ЕСЛИ друг в друга. Таким образом, у нас получиться несколько функций ЕСЛИ в Excel.

Синтаксис будет выглядеть следующим образом:

ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь))

Здесь оператор проверяет два параметра. Если первое условие истинно, то формула возвращает первый аргумент – истину. Ложно – оператор проверяет второе условие.

Примеры несколько условий функции ЕСЛИ в Excel:

Таблица для анализа успеваемости. Ученик получил 5 баллов – «отлично». 4 – «хорошо». 3 – «удовлетворительно». Оператор ЕСЛИ проверяет 2 условия: равенство значения в ячейке 5 и 4.

Расширение функционала с помощью операторов «И» и «ИЛИ»

Когда нужно проверить несколько истинных условий, используется функция И. Суть такова: ЕСЛИ а = 1 И а = 2 ТОГДА значение в ИНАЧЕ значение с.

Функция ИЛИ проверяет условие 1 или условие 2. Как только хотя бы одно условие истинно, то результат будет истинным. Суть такова: ЕСЛИ а = 1 ИЛИ а = 2 ТОГДА значение в ИНАЧЕ значение с.

Функции И и ИЛИ могут проверить до 30 условий.

Пример использования оператора И:

Пример использования функции ИЛИ:

Как сравнить данные в двух таблицах

Пользователям часто приходится сравнить две таблицы в Excel на совпадения. Примеры из «жизни»: сопоставить цены на товар в разные привозы, сравнить балансы (бухгалтерские отчеты) за несколько месяцев, успеваемость учеников (студентов) разных классов, в разные четверти и т.д.

Чтобы сравнить 2 таблицы в Excel, можно воспользоваться оператором СЧЕТЕСЛИ. Рассмотрим порядок применения функции.

Для примера возьмем две таблицы с техническими характеристиками разных кухонных комбайнов. Мы задумали выделение отличий цветом. Эту задачу в Excel решает условное форматирование.

Исходные данные (таблицы, с которыми будем работать):

Выделяем первую таблицу. Условное форматирование – создать правило – использовать формулу для определения форматируемых ячеек:

В строку формул записываем: =СЧЕТЕСЛИ (сравниваемый диапазон; первая ячейка первой таблицы)=0. Сравниваемый диапазон – это вторая таблица.

Чтобы вбить в формулу диапазон, просто выделяем его первую ячейку и последнюю. «= 0» означает команду поиска точных (а не приблизительных) значений.

Выбираем формат и устанавливаем, как изменятся ячейки при соблюдении формулы. Лучше сделать заливку цветом.

Выделяем вторую таблицу. Условное форматирование – создать правило – использовать формулу. Применяем тот же оператор (СЧЕТЕСЛИ).

Здесь вместо первой и последней ячейки диапазона мы вставили имя столбца, которое присвоили ему заранее. Можно заполнять формулу любым из способов. Но с именем проще.

Общая информация о ЕСЛИ (IF)

Функция ЕСЛИ - это одна из самых популярных в Excel функций. В англоязычном Excel, а также в Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice, эта функция называется IF. ЕСЛИ (IF) относится к логическим функциям.

Уровень сложности по шкале BRP ADVICE - 2 из 7 . Каждая вложенная ЕСЛИ (IF) увеличивает сложность формулы вдвое.

ЕСЛИ (IF) позволяет построить дерево решений, то есть при выполнении условия выполнять одно действие, а при невыполнении - другое. При этом условие должно быть вопросом, имеющим варианты ответа «да / нет» или «верно / неверно» (в терминах Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice это «ИСТИНА / ЛОЖЬ» («TRUE / FALSE»).

Чтобы разобраться c функцией ЕСЛИ (IF), сначала надо разобраться с тем, что такое логические функции.

Что такое логические функции

В Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice и других табличных документах работа логических функций основана на существовании логических параметров. Логических параметров два: первый - ИСТИНА (TRUE), второй - ЛОЖЬ (FALSE).

На основе использования этих логических параметров можно построить дерево решений. В простейшем варианте этого дерева будет задан вопрос, ответом на который может быть ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE), и дано указание, что делать в каждом из этих двух случаев. Схематически такое дерево решений изображено на рисунке ниже.

Рисунок. Простейшее дерево решений

Логические функции позволяют либо построить такое дерево решений, либо задавать вопрос и получать логический параметр. К первым относятся, например, ЕСЛИ (IF), ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Ко вторым - ЕЧИСЛО (ISNUMBER), И (AND), ИЛИ (OR).

Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice и большинство других программных продуктов позволяет использовать логические параметры ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE) при выполнении математических операций. Чаще всего, ИСТИНА (TRUE) принимает значение 1, ЛОЖЬ (FALSE) принимает значение 0. Хотя иногда ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE) принимают другие значения, например, при программировании в VBA ИСТИНА (TRUE) - это -1, а не 1.

Кстати, логические параметры еще называют булевыми в честь английского математика и логика Джорджа Буля.

Функция ЕСЛИ (IF)

Итак, функция ЕСЛИ (IF) позволяет построить дерево решений. У этого дерева решений есть один вопрос на входе и два варианта действий. Вопрос обязательно имеет два варианта ответа: да / нет, верно / неверно или в терминах логических параметров ИСТИНА (TRUE) / ЛОЖЬ (FALSE).

Вопрос и два варианта действий - это и есть три аргумента функции ЕСЛИ (IF).

Первый аргумент функции ЕСЛИ (IF) - логический вопрос. В Excel он называется «лог_выражение». Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice автоматически находят ответ на этот вопрос, и этот ответ должен принять значение ИСТИНА (TRUE) / ЛОЖЬ (FALSE). Что же может дать такой ответ? Самые простые варианты - это классические равенства и неравенства. Например, выражение 12=12 вернет логический параметр ИСТИНА (TRUE), а неравенство 12>40 вернет логический параметр ЛОЖЬ (FALSE).

В логическом вопросе можно использовать равенства (левая и правая часть сравниваются при помощи знака «=»), неравенства (больше - «>», меньше - «<», больше или равно - «>=», меньше или равно «<=»), а также просто не равно - «<>».

Более сложные логические вопросы можно задать с помощью вложенных функций. В результате вычисления таких вложенных функций должен получиться тот самый логический параметр ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). К таким функциям относятся, например, ЕЧИСЛО (ISNUMBER), ЕТЕКСТ (ISTEXT), ЕНД (ISNA), И (AND), ИЛИ (OR), в сложных случаях - еще одна ЕСЛИ (IF).

Второй и третий аргумент - это функция ЕСЛИ (IF) должна сделать, когда ответ на вопрос ИСТИНА (TRUE), а когда ЛОЖЬ (FALSE). Функция ЕСЛИ (IF) вычисляет либо только второй аргумент (если ИСТИНА (TRUE)), либо только третий аргумент (если ЛОЖЬ (FALSE)).

Рассмотрим примеры применения функции ЕСЛИ (IF) с одним или несколькими условиями.

Применение ЕСЛИ (IF) с одним условием

Файл-пример №1 вы можете скачать .

Предположим, в компании установлен план по продажам: каждый менеджер должен продать не менее чем на 1 миллион рублей в месяц. Оклад менеджера по продажам составляет 20 тысяч рублей. При выполнении плана менеджер получает оклад и премию 5% от фактического объема продаж. При невыполнении плана продаж - только оклад.

В конце каждого месяца формируется таблица, содержащая информацию о продажах каждого менеджера. Эта таблица может выглядеть, например, как на рисунке ниже.

Рисунок. Продажи в разрезе менеджеров по продажам за отчетный месяц

При помощи функции ЕСЛИ (IF) эту таблицу можно быстро превратить из простого набора данных о продажах за месяц в отчет, который будет показывать, кто план выполнил, кто нет, и какая будет зарплата у каждого из менеджеров. Такой отчет может выглядеть как на рисунке ниже.

Рисунок. Отчет по результатам работы менеджеров по продажам

Для того чтобы автоматически заполнять столбец «Выполнение плана» и «Зарплата за месяц, руб.» (столбцы E и F соответственно), можно использовать функцию ЕСЛИ (IF).

Пример 1.1 - подстановка текста при помощи ЕСЛИ (IF)

.

В столбце «Выполнение плана» в ячейке E4 используем вот такую формулу:

ЕСЛИ(D4>=1000000;"Молодец!";"План не выполнен:(")

IF(D4>=1000000;"Молодец!";"План не выполнен:(") .

Кстати, в некоторых версиях Excel, вместо ";" должна использоваться ",".

После этого ячейку можно будет скопировать вниз до конца столбца, и программа в каждой строке напишет, кто молодец, а кто не выполнил план.

Что значат все аргументы ЕСЛИ (IF)?

1. Лог_выражение: D4>=1000000. В нашем примере логический вопрос - это сравнение фактического результата и плана продаж. D4 - это ссылка на ячейку с фактическими продажами этого менеджера. Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice подставляют вместо D4 значение из этой ячейки и проверяют, верно ли указанное неравенство. В результате проверки в формуле получается промежуточный результат, он используется для выбора нужной ветки в дереве решений.

2. Значение_если_истина. На наших схемах это левая ветка дерева решений. В текущем примере значение аргумента - "Молодец!". Этот аргумент показывает, что должна сделать функция ЕСЛИ (IF), когда в результате вычисления первого аргумента получается ИСТИНА (TRUE). В текущем примере необходимо просто написать текст «Молодец!».

Кстати, "Молодец!" у нас написано в кавычках, потому что любой текст внутри формулы должен быть написан в кавычках. Исключением являются только названия функций и именованных диапазонов. В остальных случаях всегда ставьте текст в кавычки.

3. Значение_если_ложь. На наших схемах это правая ветка дерева решений. В текущем примере значение аргумента - "План не выполнен:(". Этот аргумент показывает, что должна сделать функция ЕСЛИ (IF), когда в результате вычисления первого аргумента получается ЛОЖЬ (FALSE). В текущем примере необходимо просто написать текст «План не выполнен:(».

Здесь мы также указали текст в кавычках, потому что, если не заключать текст внутри формулы в кавычки, возникнет ошибка #ИМЯ? (#NAME?). Исключение - только названия функций и именованных диапазонов.

Во-первых, функция ЕСЛИ (IF) отвечает на логический вопрос (вычисляет первый аргумент). Во-вторых, идет к соответствующей ветке дерева решений. По Александрову П.Ф. получается так:

1. D4>=1000000, следовательно проверяем 1000329>

2. Идем в аргумент Значение_если_истина. Нужно просто подставить текст «Молодец!». Указываем текст в ячейке. Конец расчетов.

Рисунок. Как работает функция ЕСЛИ (IF), когда логическое выражение возвращает ИСТИНА (TRUE)

1. D5>=1000000, следовательно проверяем 848880>

2. Идем в аргумент Значение_если_ложь. Нужно просто подставить текст «План не выполнен:(». Указываем текст в ячейке. Конец расчетов.

Схематически расчеты выглядят, как на рисунке ниже.

Рисунок. Как работает функция ЕСЛИ (IF), когда логическое выражение возвращает ЛОЖЬ (FALSE)

Пример 1.2 - вычисление разных формул при помощи ЕСЛИ (IF)

Файл-пример №1 вы можете скачать .

ЕСЛИ(D4>=1000000;20000+D4*5/100;20000)

или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:

IF(D4>=1000000;20000+D4*5/100;20000) .

После этого ячейку можно будет скопировать вниз до конца столбца, и программа в каждой строке напишет зарплату каждого из менеджеров.

Что именно делает функция ЕСЛИ (IF) в этом примере?

Функция ЕСЛИ (IF) отвечает на логический вопрос (вычисляет первый аргумент) и переходит к соответствующей ветке дерева решений. По Александрову П.Ф. получается так:

1. D4>=1000000, следовательно проверяем 1000329>=1000000, выражение верно, значит логический параметр - это ИСТИНА (TRUE).

2. Идем в аргумент Значение_если_истина. Нужно вычислить 20000+D4*5/100 (то есть оклад 20 тысяч и та самая премия 5% от продаж). Получаем 70016, указываем это значение в ячейке. Конец расчетов.

Аргумент Значение_если_ложь в этом случае функция ЕСЛИ (IF) игнорирует.

По Ильину М.А. получается так:

1. D5>=1000000, следовательно проверяем 848880>=1000000, выражение не верно, значит логический параметр - ЛОЖЬ (FALSE).

2. Идем в аргумент Значение_если_ложь. Нужно просто поставить 20000. Указываем число в ячейке. Конец расчетов.

Аргумент Значение_если_истина в этом случае функция ЕСЛИ (IF) игнорирует.

Как всегда, наши упражнения работают в Excel 2007-2013, а расширенный функционал можно использовать в Excel 2010 и 2013. С его помощью можно начать любое упражнение с начала всего одной кнопкой "Начать заново" на вкладке BRP ADVICE, появляющейся в Excel при открытии наших упражнений. Только не забудьте включить макросы.

Применение ЕСЛИ (IF) с несколькими условиями

Пример 2 - разные условия в логическом выражении

Файл-пример №2 вы можете скачать .

В прошлом примере и у менеджеров, и у старших менеджеров был одинаковый план продаж на месяц. Усложним задачу: установим повышенный план старшим менеджерам - 1 миллион 200 тысяч в месяц. Отчет тогда будет выглядеть, как на рисунке ниже.

В этом случае в столбце «Выполнение плана» в ячейке E4 используем вот такую формулу:

ЕСЛИ(ЕСЛИ(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);"Молодец!";"План не выполнен:(")

или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:

IF(IF(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);"Молодец!";"План не выполнен:(") .

Что именно делает функция ЕСЛИ (IF) в этом примере?

По Александрову П.Ф. получается так:

2. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) проверяет логическое выражение: должность менеджера старший менеджер или нет. Александров П.Ф. - это не старший менеджер. Поэтому логическое выражение во вложенной ЕСЛИ (IF) возвращает ЛОЖЬ (FALSE).

3. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) переходит к аргументу Значение_если_ложь и сравнивает фактические продажи с планом менеджера по продажам. 1 000 329 больше 1 000 000, поэтому вложенная ЕСЛИ (IF) возвращает логический параметр ИСТИНА (TRUE).

По Ильину М.А. получается так:

1. Функция ЕСЛИ (IF) начинает расчет с логического выражения и видит там вложенную функцию ЕСЛИ (IF). Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice сначала считает вложенную функцию.

2. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) проверяет логическое выражение: должность менеджера старший менеджер или нет. Ильин М.А. - это не старший менеджер. Поэтому логическое выражение во вложенной ЕСЛИ (IF) возвращает ЛОЖЬ (FALSE).

3. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) переходит к аргументу Значение_если_ложь и сравнивает фактические продажи с планом менеджера по продажам. 848 880 меньше 1 000 000, поэтому вложенная ЕСЛИ (IF) возвращает логический параметр ЛОЖЬ (FALSE).

Посмотрите построенное дерево решений на схеме ниже.

Рисунок. Дерево решений для функции ЕСЛИ (IF) с несколькими условиями

По Незенецеву А.А. получается так:

1. Функция ЕСЛИ (IF) начинает расчет с логического выражения и видит там вложенную функцию ЕСЛИ (IF). Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice сначала считает вложенную функцию.

2. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) проверяет логическое выражение: должность менеджера старший менеджер или нет. Незенецев А.А. - это старший менеджер. Поэтому логическое выражение во вложенной ЕСЛИ (IF) возвращает ИСТИНА (TRUE).

3. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) переходит к аргументу Значение_если_истина и сравнивает фактические продажи с планом старшего менеджера по продажам. 1 204 346 больше 1 200 000, поэтому вложенная ЕСЛИ (IF) возвращает логический параметр ИСТИНА (TRUE).

4. Результат вычисления вложенной функции ЕСЛИ (IF) передается в основную функцию. Основная функция ЕСЛИ (IF) видит логический параметр ИСТИНА (TRUE) и переходит к своему (а не к вложенному) аргументу Значение_если_истина. Этот аргумент - просто текст «Молодец!».

Формула с несколькими условиями, то есть с вложенными функциями ЕСЛИ (IF), возвращает в ячейку текст «Молодец!».

Посмотрите построенное дерево решений на схеме ниже.

Рисунок. Дерево решений для функции ЕСЛИ (IF) с несколькими условиями

По Соколовой Н.И. получается так:

1. Функция ЕСЛИ (IF) начинает расчет с логического выражения и видит там вложенную функцию ЕСЛИ (IF). Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice сначала считает вложенную функцию.

2. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) проверяет логическое выражение: должность менеджера старший менеджер или нет. Соколова Н.И. - это старший менеджер. Поэтому логическое выражение во вложенной ЕСЛИ (IF) возвращает ИСТИНА (TRUE).

3. Вложенная функция ЕСЛИ (IF) переходит к аргументу Значение_если_истина и сравнивает фактические продажи с планом старшего менеджера по продажам. 1 046 625 меньше 1 200 000, поэтому вложенная ЕСЛИ (IF) возвращает логический параметр ЛОЖЬ (FALSE).

4. Результат вычисления вложенной функции ЕСЛИ (IF) передается в основную функцию. Основная функция ЕСЛИ (IF) видит логический параметр ЛОЖЬ (FALSE) и переходит к своему (а не к вложенному) аргументу Значение_если_ложь. Этот аргумент - просто текст «План не выполнен:(».

Формула с несколькими условиями, то есть с вложенными функциями ЕСЛИ (IF), возвращает в ячейку текст «План не выполнен:(».

Посмотрите построенное дерево решений на схеме ниже.

Рисунок. Дерево решений для функции ЕСЛИ (IF) с несколькими условиями

Формула для расчета заработной платы в примере 3

В столбце «Зарплата за месяц, руб.» в ячейке F4 используем вот такую формулу:

ЕСЛИ(ЕСЛИ(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);20000+D4*5/100;20000)

или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:

IF(IF(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);20000+D4*5/100;20000) .

Не забудьте, в некоторых версиях Excel, вместо ";" должна использоваться ",".

В этом случае функция ЕСЛИ (IF) работает точно так же, как и в ячейке E4.

Пример 4 - разные условия и в логическом выражении, и в ветках дерева решений

Файл-пример №3 вы можете скачать .

Итак, у нас есть менеджеры, есть старшие менеджеры. У старших менеджеров план выше, чем у обычных менеджеров. Для того чтобы такая модель работала, часто необходимо дополнительное стимулирование для старших менеджеров. Например, премия старшего менеджера повышается до 6%. То есть у нас сразу несколько условий:

1. Премия выплачивается только если выполнен план.

2. Если должность старший менеджер, план - 1 миллион 200 тысяч, иначе - 1 миллион.

3. Если должность старший менеджер, премия - 6%, иначе - 5%.

В итоге получается отчет, как на рисунке ниже.

Рисунок. Отчет по результатам работы менеджеров и старших менеджеров

Как решить такую задачу при помощи функции ЕСЛИ (IF)?

В ячейке F4 можно написать такую формулу:

ЕСЛИ(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);

20000+D4*ЕСЛИ(C4="Старший менеджер";6;5)/100;

или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:

IF(C4="Старший менеджер";D4>=1200000;D4>=1000000);

20000+D4*IF(C4="Старший менеджер";6;5)/100;

Не забывайте, в некоторых версиях Excel, вместо ";" должна использоваться ",".

На рисунке ниже схематически изображено построенное дерево решений.

Рисунок. Пример дерева решений с несколькими условиями и в логическом выражении, и в других аргументах функции ЕСЛИ (IF)

Частые ошибки при работе с функцией ЕСЛИ (IF)

1. Для функции ЕСЛИ (IF) всегда должен быть указан первый аргумент - логическое выражение и второй аргумент - значение если истина. Третий аргумент необязательный. Пользователи часто забывают указать третий аргумент особенно при работе со сложными формулами, из-за этого в некоторых случаях вместо нужного результата в ячейке появляется логический параметр ЛОЖЬ (FALSE).

2. Сложность формулы очень быстро растет при использовании вложенных ЕСЛИ (IF). Из-за этого очень часто пользователи забывают закрыть скобки вложенных вычислений, не ставят разделитель аргументов («;» или «,»). В зависимости от ошибки формулу в ячейку либо не удается записать, либо она считается неправильно.

3. В сложных формулах с ЕСЛИ (IF) очень тяжело отслеживать правильность расчетов: каждая вложенная функция ЕСЛИ (IF) добавляет в ваше дерево решений один вопрос и минимум две ветки. В среднем человек в уме держит до 7 объектов, получается, что при трех вложенных ЕСЛИ (IF) в уме нужно держать 3 вопроса и 6 веток дерева решений. Контролируемость и надежность формулы стремительно снижается.

Как избежать этих ошибок при работе с функцией ЕСЛИ (IF)? Минимизируйте использование ЕСЛИ (IF) с другими функциями и особенно с вложенными ЕСЛИ (IF). Лучше делайте промежуточные расчеты в соседних ячейках.

Совет: работа со сложными формулами

Часто нам приходится работать со сложными формулами, формулами в которых в одну функцию вложены другие. Как не ошибиться при создании такой формулы? Действуете по следующем алгоритму:

1. Определите конечную цель ваших расчетов: какой результат вы должны получить в итоге.

2. Определите функцию, которая позволяет это сделать.

3. Начинайте создание формулы с этой функции, укажите ее и переходите к работе с аргументами.

5. Если вам необходимо проделать промежуточные вычисления, то определяете конечную цель этих вычислений, функцию и так далее. Обычно, задача промежуточных вычислений - это получить аргумент для основной функции. Помните об этом, так как иногда нужно получить аргумент определенного типа (именно текст, именно число, именно логический параметр или что-то иное).

6. Всегда следите за скобками: как только вы закончили описание функции, закрывайте скобки.

И помните, если формула слишком сложная, лучше сделать промежуточный расчет в соседней ячейке.

Чем дополнить и заменить функцию ЕСЛИ (IF)

Вместо констант в формуле можно использовать именованные диапазоны.

Решение задачи с несколькими условиями можно значительно упростить с помощью использования вложенных функций И (AND), ИЛИ (OR).

Функция ЕСЛИ (IF) иногда может быть заменена на функцию ВПР (VLOOKUP) , ГПР (HLOOKUP), ПРОСМОТР(LOOKUP), ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), СУММЕСЛИ (SUMIF) или СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF).

Файл-пример №1 "Применение функции ЕСЛИ (IF) с одним условием" вы можете скачать .

Файл-пример №2 "Применение функции ЕСЛИ (IF) с несколькими условиями" .

Остались вопросы? Пишите нам в форму обратной связи и записывайтесь на интенсив по Excel или курс по функциям Excel .

Microsoft Excel – довольно мощный редактор для работы с таблицами. При этом его возможности не ограничиваются только этим. Работать с текстом можно и в редакторе Word, но в нем нет динамики. Именно поэтому для анализа информации лучше всего использовать Эксель. В данной статье мы рассмотрим функцию ЕСЛИ с несколькими условиями. В Excel стандартных примеров нет, поэтому будем использовать что-то своё.

В качестве примера создадим таблицу зарплаты для учителей в зависимости от их категории и будем использовать эти данные для различных манипуляций.

Принцип действия довольно простой. Вы указываете какое-нибудь условие и что нужно делать в случаях истины и лжи.

Полное описание можно увидеть в окне «Вставка функции».

1. Нажмите на иконку
2. Выберите категорию «Полный алфавитный перечень».
3. Найдите там пункт «ЕСЛИ».
4. Сразу после этого вы увидите описание функции.

В качестве примера добавим столбец с премией для учителей высшей категории.

Затем необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на первую ячейку. Нажмите на иконку «Fx». Найдите там функцию «ЕСЛИ» (её можно отыскать в категории «Полный алфавитный указатель»). Затем кликните на кнопку «OK».

1. В результате этого появится следующее окно.

1. В поле логическое выражение введите следующую формулу.

В качестве адреса указываем ячейку, в которой содержится категория преподавателя.

1. После подстановки вы увидите, что данное выражение ложно.

1. Затем указываем значения дли «Истины» и «Лжи». В первом случае какое-то число, а во втором – ноль.

1. После этого мы увидим, что логический смысл выражения будет ложным.

1. Для сохранения нажимаем на кнопку «OK».

1. В результате использования этой функции вы увидите следующее.

В нашей таблице много записей. Нужно сделать так, чтобы на всем диапазоне этого столбца была точно такая же формула, только с поправкой на индекс (номер строки). Для этого выполните следующие шаги.

1. Наведите курсор в правый нижний угол первой ячейки.
2. Если вы сделали всё правильно, то он превратится в черный крестик.

1. Теперь сделайте левый клик мыши и не отпуская палец опуститесь до конца таблицы.

Благодаря этой формуле произошла выборка нужных учителей и им была начислена премия. В итоге в список попало только два человека, поскольку только у них высшая категория.

В данном случае информации не так много. А теперь представьте, что такая таблица будет огромной. Ведь в организации всегда работает большое количество людей. Если работать в редакторе Word и делать такое сравнение квалификации сотрудников вручную, то кто-нибудь (вследствие ошибок, связанных с человеческим фактором) будет выпадать из списка. Формула в Экселе никогда не ошибется.

Использование условия «И»

Как правило, очень часто приходится использовать различные дополнительные проверки. Например, можно посчитать премию не просто для учителей высшей категории, а конкретно для математиков.

Для этого достаточно выполнить следующие действия.

1. Кликните на первую ячейку в столбце «Премия».
2. Затем нажмите на иконку «Fx».

1. Сразу после этого появится окно с используемой функцией со всеми указанными аргументами. Таким образом редактировать намного проще – непосредственно в ячейке.

1. В графе логическое выражение укажите следующую формулу. Для сохранения изменений нажмите на кнопку «OK».

1. Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки.

1. Теперь премия будет только у одного человека, поскольку только у него высшая категория и он математик.

Использование условия «ИЛИ»

1. Перейдите в первую ячейку.
2. Кликните на иконку «Fx».

1. Текущее логическое выражение нас не устраивает.

1. Нужно будет поменять его на следующее.

1. Сразу после этого мы увидим, что у первого преподавателя появилась премия, поскольку у него первая категория.

1. Дублируем эту формулу в остальные ячейки.

В результате этого мы увидим следующее.

Благодаря данному оператору мы смогли сделать сложный запрос и рассчитать премию для разной категории сотрудников.

В качестве демонстрации данного инструмента попробуем посчитать общую зарплату для учителей первой категории. Для этого создадим еще одну строку.

Затем выполним следующие шаги.

1. Переходим на соседнюю клетку и вызываем функцию (повторяем описанные выше действия) СУММЕСЛИ. Активной должна быть именно та ячейка, в которой будет выводиться сумма.

1. Сразу после этого вы увидите окно, в котором нужно указать аргументы функции:
   • диапазон;
   • критерий;
   • диапазон суммирования.

1. В первое поле нужно вести ссылку на столбец с категорией. Это можно сделать вручную либо просто выделить эти ячейки. В процессе выделения окно свернется, а нужные клетки обозначатся пунктирной рамкой.

1. Как только вы отпустите палец, всё вернется в прежний вид, а нужный диапазон подставится автоматически.

1. В графе «Критерий» нужно указать слово «Первая», так как мы считаем зарплату именно этих преподавателей.

1. Затем нам необходимо выделить графу зарплата. Но перед этим кликаем на последнее поле – нужно, чтобы оно стало активным.

1. Только после этого можно указывать нужный диапазон.

1. Как только вы отпустите палец, увидите следующее.

1. Для сохранения формулы достаточно кликнуть на кнопку «OK».

В результате мы увидим, что общая зарплата учителей с первой категорией составила 1200.

Для этого необходимо сделать следующее.

1. Добавим строчку, где будем производить расчёты.

1. Переходим в нужную клетку и кликаем на иконку «Fx». Находим нужную функцию и нажимаем на кнопку «OK».

1. В появившемся окне следует указать нужный диапазон суммирования. В данном случае это графа зарплата.

1. Для этого достаточно выделить нужные ячейки и в результате этого они подставятся автоматически.

1. Теперь указываем «Диапазон условия 1». Например, здесь можно указать категорию сотрудников. Перед выделением обязательно кликните на это поле, иначе выделенные ячейки попадут в первую строку. Сразу после этого вы увидите новое поле для ввода.

1. Введите туда слово «Первая». Сразу после этого вы увидите поля для второго условия.

1. Делаем клик на поле «Диапазон условия 2». Затем выделяем столбик с предметом.

1. В строку «Условие 2» напишите нужный вам предмет. В данном случае – «Математика». Для того чтобы увидеть корректность вашей формулы, достаточно будет кликнуть в любое уже ранее указанное поле. В результате этого второе условие окажется в кавычках (согласно правилам) и вы увидите результат данной функции.

Для сохранения формулы необходимо нажать на кнопку «OK».

В итоге вы увидите следующее.

В редакторе Эксель для расчётов количества ячеек можно использовать формулу «СЧЕТ». Но как быть, если нужно посчитать не все ячейки? Более того, позиция нужных клеток заранее неизвестна, поскольку таблица может содержать большое количество данных.

В таких случаях нужно использовать СЧЕТЕСЛИ. В качестве примера посчитаем, сколько именно сотрудников имеют высшую категорию. Для этого нужно сделать следующее.

1. Добавим новую строку. Сделаем активной нужную ячейку и кликнем на иконку вставки функции.

1. В появившемся окне находим нужную формулу и нажимаем на кнопку «OK».

1. Затем вас попросят указать диапазон и критерий отбора.

1. Сделайте клик в первое поле и выделите нужные ячейки, чтобы ссылка на них подставилась автоматически.

1. Затем в поле критерий указываем слово «Высшая». Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого вы увидите следующее.

1. Добавляем новую строку для расчётов. Кликаем на нужную ячейку и вызываем окно «Вставка функции». Находим нужную и кликаем на кнопку «OK».

1. В графу «Диапазон условия» указываем поле «Категория». Для этого достаточно выделить нужные ячейки.

1. После клика в поле «Условие 1» у вас появится строка для второго диапазона.

1. Введите нужную категорию учителя. В данном случае – «Высшая».

1. После этого сделайте клик в поле «Диапазон условия 2» и выделите столбец с названием предмета.

1. Затем в последнее поле указываем слово «Математика». Для сохранения нажимаем на кнопку «OK».

1. Результат будет следующим.

Расчёт произошел корректно. В нашей таблице всего 1 преподаватель математики с высшей категорией.

Функция ПОИСКПОЗ

Иногда при составлении сложных формул нужно определить ячейку, в которой находится нужный текст или какое-нибудь числовое или иное значение. В качестве примера в данной таблице можно будет определить, где именно находится учитель географии.

Для этого нужно сделать следующее.

1. Перейдите в какую-нибудь ячейку. Вызовите окно вставки функции. После того как найдете нужную, нажмите на кнопку «OK».

1. В появившемся окне нужно будет указать:
   • искомое значение;
   • просматриваемый массив;
   • тип сопоставления.

1. В первое поле достаточно написать слово «География», поскольку именно этого преподавателя мы ищем.

1. Затем нужно выделить столбец с названием предметов (предварительно кликнув на второе поле).

1. В третьем параметре укажите цифру «0». Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого мы увидели, что ячейка со словом «География» находится под номером 8 (среди указанного диапазона).

Более подробно про третий параметр можно прочитать на официальном сайте центра поддержки компании Microsoft. Там написано следующее.

Использование условий в VBA

При помощи макросов можно сделать дополнительную проверку различных значений. Например, вы можете узнать, были ли найдены люди по вашему запросу. Разумеется, в данном случае с маленькой таблицей и так всё видно. Но как быть, если данных очень много?

Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

1. По умолчанию вкладка с макросами скрыта от пользователей. Её нужно открыть. Нажмите на пункт меню «Файл».

1. Перейдите в раздел «Параметры».

В статье речь пойдет о функции табличного редактора Excel «Если». Она связана с логическими возможностями приложения. Данную функцию можно отнести к наиболее распространенной, которая зачастую используется во время работы.

Ключевые возможности

В программе Excel формула «Если» позволяет различного рода задачи, которые требуют сравнить определенные значения и получить результат. Такое решение дает возможность использовать ветвящиеся алгоритмы, создавать дерево решений.

Примеры применения

Функция имеет вид: =ЕСЛИ (задача; истина; ложь). Первой составной частью является логическое выражение. Оно способно выступать в виде фразы или числа. Например, «10» или «без НДС». Такой параметр обязательно следует заполнить. Истина представляет собой значение, отображающееся в качестве результата, если выражение верно. Ложь представляет собой данные, которые будут выданы, когда задача неверна.

Равенство параметров двух ячеек

Чтобы лучше понять возможности функции «Если» в Excel, необходимо привести примеры. Поэтому дальше стоит приступить к их рассмотрению. Нужно ввести в клетку C1 значение 8. После этого в поле по адресу D1 необходимо вписать формулу вида: =ЕСЛИ(C1<10; 1; 2). В результате программа самостоятельно начинает сравнение параметров из клетки C1 со значением 10. Когда оно достигнет десяти, в поле по адресу D1 можно увидеть единица. В противном случае редактор отобразит 2.

Можно рассмотреть еще один пример. Существует несколько студентов и их отметки, которые заработаны за экзамен. Данные следующие: 5, 4, а также 3 и 2. По условию задания предусматривается создание для каждого из учащегося текстового комментария «сдал» или «не сдал». Таким образом, если студент получил отметку три и выше, считается, что он сдал экзамен. Если его оценка ниже 3, студент не справился с заланием. Для решения подобной задачи следует написать следующую формулу: =ЕСЛИ(C1<3; «не справился»; «сдал»).

Программа начинает сравнивать результаты каждого студента. Если показатель меньше трех, в соответствующей клетке появится надпись «не справился». Когда отметка 3 и выше, в требуемой графе можно увидеть комментарий о том, что студент не сдал экзамен. Стоит отметить, что текстовые комментарии следует всегда писать в кавычках. Во время использования данной функции можно применять следующие операторы сравнения: < >, =, >, <, >=, <=.

Примеры с использованием условий «ИЛИ», «И»

Необходимо продолжить рассмотрение логических возможностей данного приложения. Существует возможность соединить функцию «Если» с операторами сравнения. Это следующие параметры:

«ИЛИ»;
«И».

Необходимо указать важное условие в Excel: когда оценка студента равна или меньше 5, но больше 3. При этом следует отобразить комментарий: «проходит» или «нет». Таким образом, проходят только те студенты, которые заработали пятерки и четверки. Чтобы записать данную задачу в табличном редакторе следует применить специальную формулу. Она имеет следующий вид: =ЕСЛИ(И(A1<=5; A1>3); «проходит», «нет»).

Если рассмотреть более сложный пример, понадобится использовать «ИЛИ» либо «И». Таким образом, можно ознакомиться с применением формулы в Excel, если существует несколько условий в задании. Например: =ЕСЛИ(ИЛИ(A1=5; A1=10); 100; 0). В данном случае можно сделать вывод, когда значение в клетке А1 равно 5 или 10, программа отображает результат 100. В противном случае он составляет 0. Существует возможность применить эти операторы, чтобы найти решение более сложным задачам.

Например, в базе требуется вычислить должников, которым требуется заплатить более 10000 рублей. Можно задать условие, что заем не погашался более полугода, то есть шести месяцев. Благодаря функции табличного редактора Excel «Если» позволяется в автоматическом режиме получить около соответствующих имен отметку «проблемный клиент». Допустим, в клетке A1 размещены данные, которые указывают на срок задолженности (месяцы). Поле B1 содержит сумму.

В данном случае формула представлена в следующем виде: =ЕСЛИ(И(A1>=6; B1>10000); «проблемный клиент»; «»). Таким образом, если выявлен человек, соответствующий указанным условиям, программа отображает напротив его имени соответствующий комментарий. Для других участников списка эта клетка останется пустой.

Также можно ознакомиться с примером, когда ситуация является критической. Необходимо ввести соответствующий комментарий. Как результат, формула получится следующей: =ЕСЛИ(ИЛИ(A1>=6; B1>10000); «критическая ситуация»; «»). Однако если программа определяет совпадения по одному из параметров как минимум, отображается соответствующее примечание.

Сложные задачи

Функция Excel «Если» применяется для того, чтобы избежать встроенных ошибок при делении на ноль. Кроме того, она используется и в некоторых других ситуациях. Первый случай обозначается, как «ДЕЛ/0». Его можно встретить достаточно часто. Обычно это происходит тогда, когда формула «A/B» требует копирования. В это же время показатель B в отдельных ячейках составляет 0. Чтобы избежать подобной ситуации, стоит использовать возможности рассматриваемого оператора. Таким образом, требуемая формула имеет следующий вид: =ЕСЛИ(B1=0; 0; A1/B1). Итак, если клетка B1 заполнена значением «ноль», редактор отобразит «0». В противном случае программа поделит показатель A1 на данные B1 и выдаст требуемый результат.

Скидка

Как показывает практика, зачастую возникают ситуации, которые рассматриваются далее. Потребуется рассчитать скидки, учитывая общую сумму средств, затраченных на покупку конкретного товара. Матрица, которая используется, выглядит следующим образом: менее 1000 - 0%; 1001-3000 - 3%; 3001-5000 - 5%; более 5001 - 7%. Можно ознакомиться с ситуацией, когда в Excel имеется база данных посетителей и сведения о сумме, потраченной на покупку. Далее следует рассчитать скидку для каждого клиента. Для этого понадобится применить следующее выражение: =ЕСЛИ(A1>=5001; B1*0,93; ЕСЛИ(А1>=3001; B1*0,95;..).

Система выполняет проверку общей суммы покупок. Если она превышает значение в 5001 рублей, выполняется умножение на 93 процента цены товара. Если превышена отметка в 3001 единиц, происходит аналогичное действие, однако уже учитывается 95%.